Hur man organiserar ett evenemang

Planering

1. 1
   Bra gruppmedlemmar med olika kompetens är en nödvändighet. De kan hjälpa till med allt från att förbereda scheman och budgetar, att göra inbjudan och affischer. De kan hjälpa dig att få saker gjorda.

1. 1
   Se till att samla volontärer.
2. 2
   Förbered en budget. Alla eventuella kostnader, inkomster, sponsorer och variabla avgifter bör ingå.

1. 1
   Utarbeta ett utkast till affisch. Utkastet bör omfatta den preliminära datum, tid, plats (plats), chief gästen, namnet på händelsen, och ett tema eller tag-line för händelsen.
2. 2
   Utarbeta ett utkast till plan för verksamheten i evenemanget.
3. 3
   Förbered en tidslinje (med tidsfrister) för varje aktivitet.
4. 4
   Se till att hålla gruppmedlemmarna och handledarnas igång "med dina planer. Samverkan kan göra ditt jobb lättare.

Vidta åtgärder

1. 1
   Fastställa datum, plats, (chief gästen), namnet på händelsen och tag-line.

1. 1
   Få godkännande för din budget, schema, och etc. Från gruppmedlemmar samt handledare.
2. 2
   Återigen, träffa gruppmedlemmar och volontärer till hjärnan storm eventuella problem som kan uppstå. Detta är också den perfekta tiden att skapa en handlingsplan.

1. 1
   Delegera arbetet till olika människor och låta en erfaren person som samordnar alla aktiviteter. Om händelsen är en mega-evenemang, låta olika människor samordna olika aktiviteter, under överinseende av en person. Gruppledaren bör betrodd av gruppmedlemmarna.

1. 1
   Se till att uppdatera alla webbplatser som är anslutna till evenemanget.
2. 2
   Samla sponsorer och andra källor av pengar från delegaterna.
3. 3
   Marknadsföra evenemanget. Förbered broschyr, frisättning reklam, informera medierna, skicka utskick, ringa samtal, skicka meddelanden till e-grupper, och besöka potentiella deltagare eller sponsorer.
4. 4
   Det är viktigt att se till att administrativa åtgärder vidtas om hand också. Saker som dålig bokföring, och brist på överensstämmelse kan skapa problem för alla evenemang.
5. 5
   Se till att laget inte har några interna problem. Håll kontakten med alla gruppledare samt gruppmedlemmar och volontärer.

1. 1
   Samla alla saker som behövs för händelsen. Dessa poster kan innefatta medaljer, spel, minnen, priser eller intyg.
2. 2
   Vidta åtgärder för foton, videor osv.
3. 3
   Vidta åtgärder för mat och förfriskningar. Detta är också en bra tid för att förbereda sig för särskilt boende som för dem som har funktionshinder etc. Kolla deltagare som är vegetarian eller halal mat eater.
4. 4
   Vidta åtgärder för stolar, bord, bakgrunder, mikrofoner, högtalare, datorer, LCD-projektorer, podier som ska inrättas på plats.
5. 5
   Förbered en lista med alla relevanta mobil, telefonnummer, e-post ids av gruppmedlemmarna. Också göra en liknande kontaktlista för VIP, och leverantör av varor eller tjänster.
6. 6
   Besök en plats med dina gruppmedlemmar, titta runt platsen inklusive parkering, toaletter, gröna rum, kontaktperson, arrangemang, olika ingångar och utgångar. Leta efter närliggande platser där du kan ta fotokopia, ringa telefonsamtal, köpa några saker i nödfall.
7. 7
   Ge ordentliga instruktioner till de gruppmedlemmar om hur man ska hantera varje situation.
8. 8
   Se till att du kommunicerar med var och en om hur man kan nå en plats och tid.

Arbete som skall utföras 24 timmar till 36 timmar innan evenemanget

1. 1
   Kontrollera om alla inbjudningar har skickats och besvarade. Skapa en lista över inbjudna.
2. 2
   Påminn vips om händelserna.
3. 3
   Kontrollera att alla verksamheter går på schema.
4. 4
   Kontrollera researrangemang / kartor / riktningar för deltagarna.
5. 5
   Gå till en plats och kontrollera att allt är redo.
6. 6
   Samla tillräckligt med pengar / kontanter för händelsen kostnader från berörda personer.
7. 7
   Kontrollera om deltagarna kit är klar. Detta kit kan innefatta en flaska vatten, snackbar, notera papper, penna, broschyrer och all information de kan behöva. Det är också en bra idé att inkludera små souvenirer.
8. 8
   Förbered minut för minut dagordning för viktiga verksamheter.
9. 9
   Gör en checklista över de saker som skall vidtas till arenan.
10. 10
    Kontrollera om tillräckligt många människor är där för händelsen, annars se till att du får lite fler människor att hjälpa dig.

På dagen för händelsen

1. 1
   Kom tidigt till arenan med dina gruppmedlemmar och volontärer. Kontrollera att den elektriska behandlingen och att all elektronisk utrustning är i funktionsdugligt skick.
2. 2
   Kontrollera arrangörerna bär en distinkt märke eller någon annan märkbar redskapet så att deltagarna kan få hjälp om det behövs.
3. 3
   Sätt välkomna banners och annan info i framför byggnaden.
4. 4
   Gör en mottagning och registrering räknare.
5. 5
   Informera sponsorerna på var att sätta stånden. (Gör fördelning av utrymmet tidigare).
6. 6
   Håll mikrofoner och högtalare redo. Sätt på musik för en informell händelse.
7. 7
   Kontrollera att mottagande talaren har schemat och återuppta den chief gästen klar. Han / hon bör vara väl förberedd. Kontrollera värd / ankare / Master of Ceremony är medveten om syftet med evenemanget samt de människor som organiserar den.
8. 8
   Kontrollera att högtalarna är medveten om eventuella tidsbegränsningar.
9. 9
   Välkommen delegaterna och andra.
10. 10
    Ta hand om eventuella särskilda önskemål, särskilt de av utestationerna och chief gäst.
11. 11
    Ha en separat person att se efter de behov som allmänna delegater (icke-VIP) och PR (public relations).
12. 12
    Ge anvisningar till dem som behöver dem.
13. 13
    Ta bilder av alla viktiga saker speciellt sponsrar banners, din banner, entré, mottagningar osv.
14. 14
    Se till att alla resurser (mat, vatten etc) är tillräckliga, annars räkna ut din beredskapsplan.
15. 15
    Ta feedback från deltagarna.
16. 16
    Städa upp på plats, kontrollera den elektriska mätaren etc, ta bort banners, tabeller, etc. Kontrollera att inget värdefullt har kvar, och därefter, lämna platsen.

Efter evenemanget

1. 1
   Tacka alla gruppmedlemmar, speciellt sponsorer och volontärer.
2. 2
   Slutföra och reglera räkenskaperna.
3. 3
   Har ett tack fest för dem som hjälpte till.
4. 4
   Fördela några souvenirer eller andra publikationer till relevanta personer.
5. 5
   Leverera kvitton till sponsorer och andra.
6. 6
   Fördela bilder till dem som behöver det (efter att utveckla bilderna) och lägga upp bilder i ditt evenemang hemsida.
7. 7
   Utvärdera feedbackformulären (eller feedback från din webbplats)
8. 8
   Ha en post-översyn möte för att prestera bättre nästa gång.

Planering

1. Bra gruppmedlemmar med olika kompetens är en nödvändighet. De kan hjälpa till med allt från att förbereda scheman och budgetar, att göra agendor och inbjudningar. De kan hjälpa dig att få saker gjorda.
2. Se till att samla volontärer. Om de har goda förbindelser, är en uppgift för att finna viktiga gäster enklare.
3. Förbered en budget. Alla eventuella kostnader, inkomster, sponsorer och variabla avgifter bör ingå.
4. Utarbeta ett utkast till inbjudan. Utkastet bör omfatta den preliminära datum, tid, plats (plats), chief gästen, namnet på händelsen, och ett tema eller tag-line för händelsen.
5. Utarbeta ett utkast till schema av programmen i händelse.
6. Förbered en tidslinje (med tidsfrister) för varje aktivitet.
7. Se till att hålla gruppmedlemmarna och handledarnas igång "med dina planer. Samverkan kan göra ditt jobb lättare.

Vidta åtgärder

1. Fastställa datum, plats, chief gäst, namnet på händelsen och tag-line. (Se tips för att hitta den perfekta platsen och datum.)
2. Få godkännande för din budget, schema, och etc. från gruppmedlemmar samt handledare.
3. Återigen, träffa gruppmedlemmar och volontärer till hjärnan storm eventuella problem som kan uppstå. Detta är också den perfekta tiden att skapa en handlingsplan.
4. Delegera arbetet till olika människor och låta en erfaren person som samordnar alla aktiviteter. Om händelsen är en mega-evenemang, låta olika människor samordna olika aktiviteter, under överinseende av en person. Gruppledaren bör betrodd av gruppmedlemmarna.

1. Se till att uppdatera alla webbplatser som är anslutna till evenemanget.
2. Samla sponsorer och andra källor av pengar från delegaterna.
3. Marknadsföra evenemanget. Förbered broschyr, frisättning reklam, informera medierna, skicka utskick, ringa samtal, skicka meddelanden till e-grupper, och besöka potentiella deltagare eller sponsorer.
4. Det är viktigt att se till att administrativa åtgärder vidtas om hand också. Saker som dålig bokföring, och brist på överensstämmelse kan skapa problem för alla evenemang.
5. Se till att laget inte har några interna problem. Håll kontakten med alla gruppledare samt gruppmedlemmar och volontärer.
6. Samla alla saker som behövs för händelsen. Dessa poster kan innefatta medaljer, spel, minnen, priser eller intyg.
7. Vidta åtgärder för bilder, video etc.
8. Vidta åtgärder för mat och förfriskningar. Detta är också en bra tid för att förbereda sig för särskilt boende som för dem som är rörelsehindrade, ammande mödrar, bönerum, etc.
9. Vidta åtgärder för stolar, bord, bakgrunder, mikrofoner, högtalare, datorer, LCD-projektorer, podier, namn ombord på VIP, som ska inrättas på plats.
10. Gör transporter och resande arrangemang för deltagare och arrangörer. Förbered en färdväg för alla Outstation deltagare. Gör en skriftlig schema och inkluderar riktningar tillsammans med kontaktuppgifter på plats.
11. Gör boende bokningar och plocka upp och släppa tillbaka anläggningen.
12. Förbered en lista med alla relevanta mobil, telefonnummer, e-post ids av gruppmedlemmarna. Också göra en liknande kontaktlista för VIP, och leverantör av varor eller tjänster.
13. Besök en plats med dina gruppmedlemmar, titta runt platsen inklusive parkering, toaletter, gröna rum, kontaktperson, arrangemang, olika ingångar och utgångar. Leta efter närliggande platser där du kan ta fotokopia, ringa telefonsamtal, köpa några saker i nödfall.
14. Ge ordentliga instruktioner till de gruppmedlemmar om hur man ska hantera varje situation.
15. Se till att du kommunicerar med var och en om hur man kan nå en plats och tid.

Arbete som skall utföras 24 timmar till 36 timmar innan evenemanget

1. Kontrollera om alla inbjudningar har skickats och besvarade. Skapa en lista över inbjudna.
2. Påminn VIPs om händelserna.
3. Kontrollera att alla verksamheter går på schema.
4. Re-check med de hotell som boende är i sin ordning för gruppledare, volontärer och VIP.
5. Se resande schema för Outstation deltagare.
6. Gå till en plats och kontrollera att allt är redo.
7. Samla tillräckligt med pengar / kontanter för händelsen kostnader från rör personer.
8. Kontrollera om deltagarna kit är klar. Detta kit kan innefatta en flaska vatten, snackbar, notera papper, penna, broschyrer och all information de kan behöva. Det är också en bra idé att inkludera små prydnadssaker och souvenirer.
9. Förbered minut för minut dagordning för viktiga program.
10. Gör en checklista över de saker som skall vidtas till arenan.
11. Kontrollera om tillräckligt många människor är där för händelsen, annars se till att du får lite fler människor att hjälpa dig.

På dagen för händelsen

1. Kom tidigt till arenan med dina gruppmedlemmar och volontärer. Kontrollera att den elektriska behandlingen och att all elektronisk utrustning är i funktionsdugligt skick.
2. Kontrollera arrangörerna bär en distinkt märke eller någon annan märkbar redskapet så att deltagarna kan få hjälp om det behövs.
3. För varje transport, kontrollera bilen läsning och anteckna tiden och läsning.
4. Sätt Välkommen Banners och annan info i framför byggnaden.
5. Gör en vacker mottagning och registrering räknare.
6. Informera sponsorerna på var att sätta stånden. (Gör fördelning av utrymmet tidigare).
7. Håll podiet, mikrofoner och högtalare redo. Sätt på musik för en informell händelse.
8. Kontrollera att mottagande talaren har schemat och återuppta den chief gästen klar. Han / hon bör vara väl förberedd. Kontrollera värd / ankare / Master of Ceremony är medveten om syftet med programmet samt de människor som organiserar den.
9. Kontrollera att högtalarna är medveten om eventuella tidsbegränsningar.
10. Välkommen delegaterna och andra.
11. Ta hand om eventuella särskilda önskemål, särskilt de av utestationerna och chief gäst.
12. Ha en separat person att se efter de behov som General delegater (icke-VIP) och PR (Public Relations).
13. Ge anvisningar till dem som behöver dem.
14. Ta bilder av alla viktiga saker speciellt sponsrar banners, mottagningar din banner, entré, etc.
15. Se till att alla resurser (mat, vatten etc) är tillräckliga, annars räkna ut din beredskapsplan.
16. Tacka delegaterna efter händelsen.
17. Ta feedback från deltagarna.
18. Städa upp på plats, kontrollera den elektriska mätaren etc, ta bort banners, tabeller, etc. Kontrollera att inget värdefullt har kvar, och därefter, lämna platsen.

Efter evenemanget

1. Tacka alla gruppmedlemmar, speciellt sponsorer och volontärer.

1. Slutföra och reglera räkenskaperna.
2. Ha en Thanks Giving fest för dem som hjälpte.
3. Fördela några souvenirer eller andra publikationer till relevanta personer.
4. Leverera kvitton till sponsorer och andra.
5. Fördela bilder till dem som behöver det (efter att utveckla bilderna) och lägga upp bilder i ditt evenemang hemsida.
6. Utvärdera feedbackformulären (eller feedback från din webbplats)
7. Ha en post-översyn möte för att prestera bättre nästa gång.